会社でテレワーク環境を構築した話（会社の固定電話転送など）

会社のテレワーク環境をほぼ実現できました。
たまに荷物の受け取りなんかで出社しないとですが、それ以外は各社員、自宅で仕事してもらってます。

会社では以前から、海外の仕事をしてたり、主婦もリモートで働ける環境にするため、G suiteというGoogleのサービスを導入してオンライン会議、チャットに慣れてたのが大きく、完全リモートに移行しやすかったです。

ですが、テレワーク環境作りで、悩ましかったポイントもいくつかありました。

解決方法をまとめてみたので、昨今のコロナの影響によるテレワーク導入の参考にしてみてください。

各自の仕事のパソコン環境

以前から一人一台ノートパソコンをもたせるようにさせ、下記の仕事にかかわることは以前からグーグルのビジネスサービスで出来てました。

こだわらなければ、G suite使うのおすすめです。
一人月額500円くらいなので。

Excel / Wordのライセンス問題や、長年慣れ親しんだツールを使いたいのであれば、Microsoftもビジネスツールだしてるので、検討してみては。

パソコンを家に持ち帰ったときに、パソコンのトラブルへの対応のため、TeamViewer（チームビューワー）というソフトをインストールしました。

自分と相手のパソコンでTeamViewerを起動してもらって、相手からその都度発行されるID・パスワードを送ってもらい、遠隔操作できるようにします。

自宅に持って帰っても、悪さやトラブルを防ぐため、
会社では社員にパソコンの管理者権限を与えてません。

そのため、何かしらのソフトのインストールの際のパスワード入力も、このツール経由で行います。

パソコンのカメラが起動しないなど、いくつかTeamViewer経由で解決しました。

Win/Mac/linuxなどでインストールして使えます。

社内ファイルが社内からアクセスできない時も、VPNや社外からのイントラネットのログイン環境構築などサーバー設定の手間をかけずに、このTeamViewerで家パソコンからアクセスできるようにすると楽にできるかもしれないです。

会社のファイルを社員パソコンにダウンロードさせない様にもできるみたいです。

“チャットやオンライン会議システムの機能も提供“とも書いてありました。

ソフトのインストールやセキュリティなど手間をかけずに、社員の家パソコンを手軽に使ってもらえそうです。

そのときは、通信費やパソコン使用料の補助は出してあげるとwin-winでいいと思います。

自宅業務になると交通費やパソコン購入費はうくので、その補填でまかなえると思います。

電話はボイスワープで転送し、IP電話アプリsmartalkによる着電で対応しました。

転送設定がちょっと面倒ですが、あらかじめ番号登録しておけば、外から電話受けの担当者を適宜変更できて便利です。

アナログ電話使ってても、お申込からご利用まで最短で4日（営業日）で使える様になるとのこと。

デメリットは、通話が重なった時に保留になるってことくらいかと。

アプリ経由だと通話費用の会社負担がカード支払いでやりやすく、個人の携帯に設定しやすいです。

維持費が０円なのがSMARTalkの最大の魅力。
使わなかったらお金がかかりません。
通話費用分だけお金がかかります。

通話品質はアプリのレビューに書かれてるほど悪くもないです。

オフィスの複合機は使えなくなるので、事前にプリントパックなどオンライン印刷会社で印刷して、担当社員の家におくって対応。

発送は、ヤマトの伝票は自宅の集荷でつかえないみたいなので、郵便局を利用して対応。

テレワークしたい会社はTeamViewerインストールするだけで仕事環境の構築に悩まなくていいかもしれないですね。

いきなりテレワークを始めるの難しいですが、昨今のコロナ情勢で重い腰をあげるなら今だと思います。

ITにくわしそうな仕事の手間が浮いた社員にやらせてみては。