先日、30人くらいの会社の全体会議の運営を行った。

全体会議は年間の実績ふりかえりと今後の中期計画の社員との共有、
全社員のコミュニケーションの場を目的として開催しているんですね。
それで毎年、幹事をやらせてもらってます。

当日の流れは、
移動->全体会議->懇親会->2次会->3次会->(大阪スタッフは宿泊->)帰り

会社は東京、大阪と別れているので、今回大阪から東京に呼ぶ形に。
アメリカからも若干名参加。

費用を押さえるために行った工夫と、
会議運営のノウハウ等を備忘録でまとめようかと。
誰かの参考になれば幸いです。

予算を下げるには、移動費、宿泊費、会場費がインパクト大きい

人数が多いとそれなりにコストがかかるので、そのコストを押さえる動きを会社から要求されます。
当然だとは思いつつ、結構、これが大変です。

移動は新幹線をExカードでとるのが都合が良かった

宿泊+新幹線チケットのプランもあるが、新幹線の乗車時間の縛りが多く却下。
(こだまで朝早くに乗ると1人3000円は安いが、社員に強要するのは難しいので却下。)

Exカードだと東京・新大阪間で早割で2110円、往復4220円お得で時間変更や混雑時間帯の乗車も関係ないのでこの方法に。
チケットの時間変更は発券後は難しいが、発券前であれば近くの日程まで融通がきいていい。
一枚のExカードで6人まで対応できるのもいいです。

宿泊を下げるには早期割引

30日前以上であれば1割位通常より安いところが多かった印象。
会議会場、2次会会場に近いところを優先する関係で、あまり選択肢はなかった。
都心の駅近ホテルは、キレイめで1万をわっていればありがたいくらいかな。あんまり価格差はなかったです。
ツインをなるべく取るようにして、ちょっと下げるくらい。

今回は島根イン青山を予約しました。
会場が渋谷だったので。駅から少し歩くが、割安できれいで良かった。

会議会場費

大阪メンバーにつごうのいいように、品川駅で探したけど、貸し会議室は高い。。
探すと貸しスペースサイトが安いのだけども、1カ月前予約では埋まってるところが多いかったです。
これは、気をつけなければいけない反省点で、2カ月前から探したい所。

みんなの会議室 渋谷宮益坂 | スペースマーケットが時間6000円で30人規模の広さに対応してるのでここに。
プロジェクター費用込みで時間6000円はだいぶ安くて助かった。
プロジェクター費用も1万円追加費用を取られるところが実は多いです。

この貸しスペースサイトはいろんな需要で使えそうな場所がたくさん見つかるので、今後も何かパーティーをやるときとか使おうと思う。いい発見でした。

懇親会などの全体の盛り上げ企画は絶対用意しといたほうがいい

懇親会や2次会の企画内容悩みますよね。

歓談も20分以上もするとだれるので、全体を巻き込む企画は必須です。

司会は得意そうな人に頼んでおきましょう。
自分はクイズの画面切替でバタバタするので。

kahootというクイズ投票採点システムが使える

Kahoot! | Learning Games | Make Learning Awesome!

英語なんですが、操作も簡単で、スマホいじれる人なら使えると思う。
事前に会社関連のクイズを15問くらい用意しました。
(クイズに画像を差し込めるんですが、ウケ狙いで面白い画像を入れておくのが笑いを所々にはさめていいです。)

ゲームの流れは、kahoot.itというゲームサイトに各自のスマホでアクセスして、クイズのPINコードを入力して、各自の名前を入力。

ゲームスタートで、特典を計測して、上位から商品を選んで持って帰る形にすると盛り上がります。
kahootは早押しの時間もポイントに換算してくれるので、同点がないのがいいです。

会社のいろんな知らなかったことを伝えられるのもクイズのいいところですね。

景品は、今回、役員から商品を用意することでも盛り上がりました。
CFOからはこれを効率化ツールとして商品紹介しました。
紙にプリントアウトして選んでもらって後日配送だと持ち帰りがめんどくさくなくていいです。

当日間に合わなくても対応できます。

2次会は似顔絵ゲームで盛り上がる

2次会は準備する時間がなくて、ノープランで望みました。

30人規模だからできたかなーと思うんですが、海外拠点の似顔絵を書いて、採点するゲームをしました。

上位、下位で分けて発表して一番下手なのを全員投票できめて、そのひとの上長が飲むという仕組みにしたら、割と盛り上がりました。

普段、おとなしい人が結構うまかったり、悪意を込めた感じの似顔絵だったりして、意外な一面にスポットをあてて後腐れなく笑いに変えられるのがいいのかなと。

3次会は定番のカラオケで

大部屋は割と空いてて2次会中のTEL予約で取れました。
歌広場が安いんですが、それなりのキレイさを求めるとビックエコーを選んで良かったです。

個人的には、持ち歌の新ネタは年に一曲くらい用意しておくといいかなと思います。
同じ歌だと新鮮味がなくて盛り上がらなかったりします。

今回QueenのI was Born To Love Youを仕込んで置いて良かったです。
幹事として場の盛り上げに貢献できました(^^)

まとめ

11月末から準備スタートしたんですが、師走は大変で今年も苦労しました。。
3回目の運営ということで楽だった部分もありましたけどね。

次回はもっと費用削減をしつつ、盛り上げは今年以上に出来ればなぁと思います。
とりあえず、11月1日にgoogle calendarにタスクのリマインドを仕込んでおきました(笑)

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